Dank der Pflichtfeldgruppen können Sie verhindern, dass wichtige Informationen bei der Datenerfassung nicht vergessen werden. Mit Hilfe von Hinweisen, farblicher Kennzeichnung und einer notwendigen Bemerkung bei fehlenden Angaben stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter nicht versehentlich das Wichtigste vergessen. Dabei entscheiden Sie durch die Einstellungen der Pflichtfeldgruppen welche Inhalte bei der Datenerfassung unerlässlich sind.

Merkmale:

• Sicherheit, dass alle notwendigen Daten eingegeben werden.
• Überprüfung bei
  • Mitarbeiterdaten
  • Kundendaten
  • Vertragsdaten
• Wiedervorlagedatum bei fehlenden Informationen
• eigene Pflichtfeldgruppe für jedes Produkt möglich
• Farblich gekennzeichnete Textfelder bei fehlenden Informationen
• Begründung bei Unvollständigkeit der Angaben erzwingbar

Beschreibung:

Menschen machen Fehler, denn niemand ist perfekt. Doch das ist kein Grund sich nicht darauf vorzubereiten. Umso mehr ist es ein Grund, durch Programmroutinen dringend notwendige Informationen auf das Dasein zu kontrollieren. So könnte man verhindern, dass zum Beispiel ein Vertrag in die Datenbank aufgenommen wird, wenn produkttypische Angaben nicht vorhanden sind. Je nach Bedeutsamkeit reicht vielleicht auch nur ein Hinweis an den Sachbearbeiter, oder die Aufforderung die fehlenden Angaben mit einem Nachbearbeitungskennzeichen zu entschuldigen, falls zum Beispiel der Antrag unleserlich ausgefüllt wurde. Durch das Wiedervorlagedatum ließen sich dann per Selektion nachträglich alle unvollständigen Mitarbeiterdaten, Kundendaten oder Vertragsdaten noch einmal auflisten, sodass die Nachbearbeitung nicht unnötig unübersichtlich ist.

Dies alles ist möglich durch die Pflichtfeldgruppen. Sie entscheiden welche Feldinhalte im Eingabeformular bei fehlenden Angaben gekennzeichnet werden sollen. Dabei stehen Ihnen drei Einstellungen zur Verfügung, die jeweils mit einer eigenen Farbe gekennzeichnet sind. Eine Einstellung wäre zum Beispiel, dass bei fehlender Information lediglich eine Nachricht an den Anwender erscheint und dabei das Feld mit fehlendem Inhalt gelb eingefärbt wird, jedoch der Anwender sich über die Nachricht hinwegsetzen kann um seine Angaben dennoch zu speichern. Dies könnte der Fall sein bei fehlendem Geburtsdatum oder einer unleserlichen E-Mailadresse des Kunden. Dagegen könnte man die Überwachung verschärfen, indem man die fehlende Kundenanschrift im IDIS -Formular per Voreinstellung orange einfärbt und den Sachbearbeiter zu einem anderen Zeitpunkt zur Nachbearbeitung auffordert, nachdem ein Grund für das Nichtvorhandensein einer Information gewählt wurde.

Sie können beliebig viele Pflichtfeldgruppen definieren. Hierzu wählen Sie die zu überprüfende (Pflicht-) Felder aus einer Tabelle aus. Das Modul kann für die Überwachung von Kunden-, Vertrags-, und Mitarbeiterdaten aktiviert werden. Sind Pflichtfeldgruppen angelegt, können Sie diese mit einer Firma / Mandanten verknüpfen. Wurde z.B. eine Pflichtfeldgruppe für Kunden mit einer Firma verknüpft, werden alle neuen Kundendaten, die im Eingabeformular eingegeben werden, überwacht. Das gleiche gilt auch bei den Mitarbeiterdaten. Anders ist es bei den Pflichtfeldgruppen für Verträge. Diese Pflichtfeldgruppen werden mit den Produkten aus der Produktdatenbank verknüpft. Wird ein neuer Vertrag angelegt und es wurde zu dem angegebenen Produkt eine Pflichtfeldgruppe gewählt, so werden alle in der Pflichtfeldgruppe definierten Felder überwacht.

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